Большой кейс
Как руководителю компании с параллельными проектами перестать собирать картину руками
Когда проектов несколько, а люди на ролях меняются, руководитель тратит неделю на запуск каждого проекта и часы — на то, чтобы узнать, кто что делает и что решили на созвонах. Я строю систему в Notion и n8n, которая берёт эту работу на себя по шагам: проекты разворачиваются из шаблона, задачи находят исполнителей, встречи превращаются в решения и задачи, а сводка приходит сама.
40 ч → 15 мин
на запуск проекта из 400–700 задач
1 → 3+
проекта одновременно вместо одного в квартал
100+
человек работают в системе — у каждого свои задачи и доступы
678 910 ₽
документированной экономии в год — расчёт на март 2026
≈2 560 ₽
в месяц стоит вся инфраструктура
Замерено у клиента
В чём проблема
Типичная картина: несколько проектов идут параллельно, в каждом — сотни задач, команда распределённая, часть людей — подрядчики. Каждый новый проект собирают из старых списков, задачи раздают руками, доступы выдают по одному.
Решения принимаются на созвонах, но остаются в записях, которые никто не пересматривает. Чтобы понять, как идут дела, руководитель обходит команду или держит помощника, который собирает статусы и пишет протоколы.
В итоге потолок компании — не рынок и не команда, а то, сколько проектов руководитель способен удержать в голове.
День руководителя: как было и как стало
Как было
Неделя на запуск + часы каждый день
- Человек≈40 ч
Собрать новый проект из старых списков
- Человек
Раздать задачи и выдать доступы каждому
- Человек
Обойти команду и собрать статусы
- Человек
Пересмотреть записи созвонов, написать протоколы
- Человек
Свести отчёт по всем проектам
Полная картина есть только у того, кто всех опросил, — и она устаревает к вечеру.
Как стало
Время руководителя — на решения
- Человек≈15 мин
Нажать кнопку и указать дату старта
- Человек
Одной записью на роль сказать, кто за что отвечает
- Система
Задачи, доступы и личный план у каждого появляются сами
- AI
Созвоны разбираются на решения, обещания и блокеры
- Система
В понедельник приходит сводка по всем проектам
Из чего складывается система
Цепочка 1 · Запуск проекта
Новый проект запускается за 15 минут — с задачами, исполнителями и личным планом у каждого
Проект запускается за 15 минут, у каждой задачи есть исполнитель, у каждого человека — свой план.
Вся цепочка →- 1ШаблонКнопка создаёт проект с подпроектами и всеми задачами — сроки считаются от даты старта.
- 2НазначенияОдна запись «роль → человек» назначает его на все задачи этой роли в проекте — 100–200 задач за раз.
- 3ДоступыЧеловек сразу видит нужные страницы, а после проекта доступ снимается сам.
- 4Рабочий столСтраница «Мои»: только мои задачи и мои встречи по всем проектам, в одном окне.
- 5Утренняя сводкаКаждое утро в Telegram приходят задачи на сегодня — в местное время человека.
Цепочка 2 · Встречи
Решения со всех созвонов — в еженедельной сводке руководителю: что решили, что стало задачами и что застряло
Каждая встреча попадает в Notion с участниками и записью, а решения со созвонов сверяются с задачами и приходят руководителю сводкой.
Вся цепочка →- 1РасписаниеРегулярные встречи сами появляются в Notion на полгода вперёд — из одной таблицы с правилами.
- 2КалендарьВстречи из Google Calendar попадают в базу Notion и видны рядом с задачами и проектами.
- 3УчастникиУчастники встречи проставляются сами — реальными аккаунтами Notion, по почте.
- 4ЗаписьЗапись, транскрипт и саммари созвона сами находят свою встречу в Notion.
- 5РазборAI вытаскивает решения, обязательства и блокеры и проверяет, стали ли они задачами.
На чём держится
Отдельные решения, которые делают систему надёжной.
Поломка в автоматизации находится до старта, а не от клиентов
Система каждый день проверяет сама себя и сообщает о поломке до того, как её заметят клиенты.
Сдвинулось одно событие — расписание перестроено за 5 минут, а не за 2–3 часа
Расписание проекта разворачивается из эталона и перестраивается при сдвиге — за 5 минут вместо 2–3 часов.
Весь ваш Notion на одной схеме: какие базы есть и что с чем связано
Карта всех баз и связей — чтобы система оставалась понятной, когда она разрастается.
Как мы работаем
- 1
Разбор процессов
До любой разработки: где команда теряет время, что повторяется, что держится на одном человеке. На выходе — карта узких мест и оценка экономии.
- 2
Первое звено
Начинаем с того, что даёт эффект быстрее всего, — обычно это запуск проекта из шаблона или встречи в Notion. Каждое звено работает само по себе.
- 3
Следующие звенья
Дальше система достраивается по цепочке: каждое новое звено опирается на предыдущее, и вы видите, куда оно пристыкуется.
- 4
Сопровождение
Система живёт вместе с компанией: новые роли, новые типы проектов, новые автоматизации — по запросу команды.
Кому подойдёт
Любой компании, где команда работает удалённо, а проектов больше одного. Например:
Агентства и студии
клиентские проекты по одному шаблону, команда собирается заново под каждый
Продуктовые команды
релизы и запуски с одинаковым набором шагов и разными ответственными
Сети и франшизы
открытие новой точки — сотни одинаковых задач, на ролях каждый раз новые люди
Организаторы мероприятий
несколько проектов параллельно, одни роли — разные люди
Онлайн-школы
запуск каждого потока повторяет предыдущий, кураторы меняются
Продакшн
съёмки, сезоны, выпуски — повторяемый процесс с подрядчиками
Консалтинг и внедрения
онбординг каждого клиента — один и тот же план работ
HR и онбординг
выход нового сотрудника — чек-лист задач для разных отделов
Частые вопросы
Нужно внедрять всё сразу?
Нет. Систему собирают по звену: сначала то, что снимает больше всего ручной работы, дальше — следующее. Каждое звено полезно и в одиночку.
Что если мы не работаем в Notion?
Notion здесь — общее пространство для задач, встреч и людей. Если команда в нём ещё не работает, перенос — часть первого этапа: с ролями, шаблонами и личными рабочими столами людям проще начать.
Сколько стоит инфраструктура?
У клиента — около 2 560 ₽ в месяц: n8n работает на своём сервере. Данные и логика остаются у вас, а не в чужом облачном сервисе автоматизаций.
Где это работает?
Целиком — у клиента под NDA: 100+ человек, несколько проектов одновременно. Отдельные звенья — в моих шаблонах и у других клиентов.