Каждый видит свои встречи: участники проставляются сами, по почте
В распределённой команде на созвонах каждый раз разный состав: сотрудники, подрядчики, клиенты. Отмечать в Notion, кто был на какой встрече, никто не будет. А без этого нельзя ни показать человеку его встречи, ни понять, кому что поручили.
0 ручных отметок
кто был на встрече — участники проставляются сами
Условие: человек заходит в Zoom, Google и Notion с одной почтой
Как было
Обычно не делают совсем
- Человек
Открыть встречу в Notion
- Человек
Вспомнить, кто был на созвоне
- Человек
Найти каждого в списке людей
- Человек
Гостей и подрядчиков там нет — вписать текстом
Нет участников — нет личного списка встреч и непонятно, кому что поручили.
Как стало
Без ручного выбора
- Система
Почты берутся из приглашения в календаре и из Zoom
- Система
Сравниваются с людьми Notion — включая гостей
- Система
Участники проставляются настоящими аккаунтами
- Человек
Каждый открывает личный кабинет и видит свои встречи
Как это работает
- 1
Список «почта → человек»
Система собирает почты всех участников рабочего пространства Notion и всех людей из полей «ответственный», «исполнитель» в других базах. Так находятся и гости — подрядчики, которые не состоят в пространстве.
- 2
Сопоставление на каждой встрече
Почты из приглашения в Google Calendar и из списка участников Zoom превращаются в людей Notion. Кого найти не удалось, сохраняется отдельным списком внешних участников.
- 3
Личный кабинет
Раз участник — настоящий человек Notion, в его рабочем столе можно показать «мои встречи»: всё, где он был или будет, без ручного выбора.
- 4
Можно развить: приглашения
Если указывать участников заранее в таблице регулярных встреч, им можно отправлять приглашения в Google Calendar. У клиента это пока не сделано — это следующий шаг.
Из чего это собрано
Google Calendar и ZoomОткуда берутся почты участников.
NotionЛюди и их личные рабочие столы.
n8nНевидимый помощник: сопоставляет почты и людей.
Как это выглядит
Макет на демо-данных
👤Мои встречи
| Встреча | Когда | Участники |
|---|---|---|
| Планёрка команды | Пн 10:00 | МарияИльяАнна |
| Созвон с партнёром | Ср 15:30 | Мариягость: partner@… |
Подойдёт, если
- У вас много встреч с меняющимся составом — сотрудники, подрядчики, гости.
- Хочется, чтобы каждый видел свои встречи, а руководитель — кто где был.
- Люди пользуются одной рабочей почтой во всех сервисах.
Частые вопросы
Что если человек заходит в Zoom с другой почтой?
Тогда он попадёт во внешние участники. Работает правило: одна почта во всех сервисах.
Можно ли так рассылать приглашения?
Это естественное развитие, у клиента пока не сделано: участники указываются в таблице регулярных встреч, и приглашения уходят в их Google Calendar. Сейчас участники подтягиваются в Notion из календаря и Zoom.
Что это открывает
Каждый видит свои встречи в личном кабинете, а разбор знает, кто что сказал и кому что поручено.