Notion под заказ · бюджетирование
Бюджетирование в Notion: заявки руководителей, кварталы и следующий год — в одной системе
Бюджет департамента складывался из заявок руководителей направлений: подрядчики, софт, оборудование, обучение. Я спроектировал систему бюджетирования в Notion: каждая статья — строка с обоснованием и форматом оплаты, кнопки переносят её между кварталами и годами, а руководители и департамент видят свои дашборды с графиками.
Как это выглядит
Макеты на демо-данных, без реальных данных
💸Бюджет департамента
| Статья | Группа | Оплата | Квартал |
|---|---|---|---|
| Лицензии на софт | Софт | Помесячно | Q1 |
| Подрядчик: разработка | Подрядчики | Разово | Q2 |
| Курс для команды | Обучение | Разово | Q3 |
| Ноутбуки для команды | Оборудование | Разово | След. год Q1 |
Коротко
- Клиент
- Под NDA
- Задача
- Бюджетирование департамента и его направлений
- Статус
- Сдано
- Роль
- Архитектура и сборка системы в Notion
Результаты
1 база
на все статьи бюджета вместо разрозненных таблиц
2 года
в планировании одновременно — текущий и следующий
Дашборд
у каждого руководителя направления и у департамента
Как было
- Заявки на бюджет приходили от нескольких руководителей в разном виде, и сводить их приходилось вручную.
- Подписки на софт оплачиваются помесячно, поквартально и за год — посчитать их реальную стоимость было сложно.
- Статьи, которые переезжают в следующий квартал или год, терялись между версиями таблиц.
Что построено
Одна база статей бюджета
Каждая строка — расход с категорией, группой, обоснованием, датами и форматом оплаты. Категория и группа заполняются автоматизацией, формулы проверяют ввод и считают полную стоимость подписки.
Разобрано отдельно →Кварталы и следующий год — кнопками
Строка переносится в текущий или следующий год и в нужный квартал одной кнопкой, без копирования.
Дашборды руководителей
У каждого направления — своя панель с быстрыми действиями, графиками текущего и следующего года и всеми заявками. У департамента — общий дашборд.
Связь с командой
Расходы связаны с командами, сотрудниками и подрядчиками — видно, на кого и на что уходит бюджет.
Стек
- Notion
- Формулы
- Кнопки Notion
- Автоматизации Notion
- Графики Notion
Вопросы
Почему Notion, а не таблица?
Таблица хранит цифры, но не процесс: кто заявил расход, зачем, когда платить и в каком квартале. В Notion это связанные базы с ролями, кнопками и дашбордами.
Можно так же для другого отдела?
Да — механика не зависит от отдела: статьи, категории, кварталы и дашборды руководителей настраиваются под вашу структуру.