Бюджет отдела собирается сам — вместо квартального сведения таблиц руками
Каждый квартал руководители присылают заявки на бюджет — кто в таблице, кто списком в письме. Потом кто-то сидит и сводит их в одну картину, пересчитывает подписки и заводит новую версию файла под каждый перенос.
≈6 ч
на сведении бюджета каждый квартал
Оценка: 6 руководителей × ~1 час на сбор и сверку их таблиц вручную
1 база
на все статьи бюджета вместо разрозненных таблиц
2 года
в планировании одновременно — текущий и следующий
Как было
≈6 часов в квартал
- Человек
Собрать заявки руководителей — каждая в своём виде
- Человек~1 ч на руководителя
Свести их в одну таблицу и сверить
- Человек
Пересчитать подписки: помесячно, поквартально, за год
- Человек
Перенос статьи на другой квартал — новая версия таблицы
- Человек
Отдельно показать каждому руководителю его часть
Статьи, которые переезжают в следующий квартал или год, теряются между версиями таблиц.
Как стало
Без ручного сведения
- Человек
Руководитель добавляет статью: что, зачем и как платить
- Система
Категория и группа заполняются сами
- Система
Формулы считают полную стоимость подписки
- Человек1 клик
Перенести статью в другой квартал или год
- Система
Дашборды показывают руководителю его заявки, отделу — общую картину
Как это работает
- 1
Одна база вместо стопки таблиц
Все заявки живут в одной базе Notion. Каждая строка — расход с обоснованием, датами и форматом оплаты. Руководители пишут сразу туда, и сводить больше нечего.
- 2
Категории и проверки — сами
Категория и группа статьи проставляются автоматически, а формулы проверяют, что всё заполнено как надо. Ошибку видно сразу, а не при сведении.
- 3
Реальная цена подписок
Софт оплачивается кто помесячно, кто за год. Формула переводит это в полную стоимость, и в бюджете видно, сколько подписка стоит на самом деле.
- 4
Переносы кнопкой
Статья не влезла в квартал — её переносят в следующий квартал или на следующий год одной кнопкой. Это та же строка: копий и новых версий файла нет.
- 5
Свой дашборд у каждого
Руководитель направления видит свои заявки и графики на текущий и следующий год. У отдела — общая панель, где видно, на кого и на что уходят деньги.
Из чего это собрано
NotionЗдесь живёт весь бюджет. Ничего, кроме Notion, ставить и оплачивать не нужно.
База статей
Каждый расход — одна строка с обоснованием и форматом оплаты. Формулы сами считают и проверяют.
Кнопки
Переносят статью между кварталами и годами — без копирования.
Дашборды
Свои у каждого руководителя и общий у отдела: заявки и графики по годам.
Подойдёт, если
- Бюджет собирается из заявок нескольких руководителей.
- Сводят его руками, и каждый перенос рождает новую версию таблицы.
- Вы платите за подписки в разном ритме и хотите видеть их реальную стоимость.
Частые вопросы
Нужны ли автоматизации вне Notion?
Нет, всё на встроенных возможностях Notion: формулы, кнопки и автоматизации.