Заявки на бюджет от всех руководителей — в одной базе, без ручной сводки таблиц
Бюджет собирается из заявок нескольких руководителей, и каждый присылает их в своём виде. Сводить приходится руками, подписки с разной оплатой сложно посчитать, а статьи, перенесённые на следующий квартал, теряются между версиями таблиц.
1 база
на все статьи бюджета вместо разрозненных таблиц
Клиент под NDA
2 года
в планировании одновременно — текущий и следующий
Дашборд
у каждого руководителя направления и у всего департамента
Как было
Несколько таблиц и ручная сводка
- Человек
Собрать заявки руководителей — каждая в своём виде
- Человек
Свести их в общую таблицу вручную
- Человек
Пересчитать подписки: помесячные, поквартальные, годовые
- Человек
Перенести статьи в следующий квартал или год копированием
- Человек
Разобраться, какая версия таблицы последняя
Статьи, которые переезжают в следующий квартал или год, теряются между версиями.
Как стало
Одна база, без ручной сводки
- Человек
Руководитель добавляет статью: что, зачем, когда и как платить
- Система
Категория и группа заполняются сами, формулы проверяют ввод
- Система
Полная стоимость подписки считается сама
- Человек1 кнопка
Перенести статью в нужный квартал или год
- Система
Дашборды показывают текущий и следующий год графиками
Как это работает
- 1
Одна база на все расходы
Каждая статья — строка: категория, группа, обоснование, даты и формат оплаты. Подрядчики, софт, оборудование, обучение — всё в одном месте.
- 2
Ввод проверяется сам
Категорию и группу проставляет автоматизация, а формулы следят, чтобы строка была заполнена правильно. Для подписок сразу видна полная стоимость, как бы её ни оплачивали.
- 3
Кварталы и годы — кнопками
Статья переносится в текущий или следующий год и в нужный квартал одной кнопкой. Копировать строки между таблицами больше не нужно.
- 4
У каждого своя панель
Руководитель направления видит свои заявки, быстрые действия и графики текущего и следующего года. У департамента — общий дашборд.
- 5
Видно, на кого уходят деньги
Расходы связаны с командами, сотрудниками и подрядчиками — понятно, на кого и на что тратится бюджет.
Из чего это собрано
NotionЗдесь живут статьи, кнопки и дашборды. Других сервисов не нужно.
База статей бюджета
Одна таблица на все расходы, с обоснованием и форматом оплаты у каждой строки.
Кнопки
Переносят статью между кварталами и годами одним нажатием.
Дашборды
Графики и заявки — у каждого руководителя свои, у департамента общие.
Как это выглядит
Макет на демо-данных
💸Бюджет департамента
| Статья | Группа | Оплата | Квартал |
|---|---|---|---|
| Лицензии на софт | Софт | Помесячно | Q1 |
| Подрядчик: разработка | Подрядчики | Разово | Q2 |
| Курс для команды | Обучение | Разово | Q3 |
| Ноутбуки для команды | Оборудование | Разово | След. год Q1 |
Подойдёт, если
- Бюджет собирается из заявок нескольких руководителей.
- Часть расходов — подписки, которые оплачиваются помесячно, поквартально или за год.
- Вы планируете не только текущий год, но и следующий.
Частые вопросы
Почему Notion, а не таблица?
Таблица хранит цифры, но не процесс: кто заявил расход, зачем, когда платить и в каком квартале. В Notion это связанные базы с ролями, кнопками и дашбордами.
Можно так же для другого отдела?
Да — механика не зависит от отдела: статьи, категории, кварталы и дашборды руководителей настраиваются под вашу структуру.