Проект переходит между отделами одной кнопкой, и ничего не теряется на стыке
Проект проходит через несколько отделов, и на каждом стыке теряется, кто что сделал и где он сейчас. Возврат на доработку тонет в переписке. А разные отделы смотрят на разные версии расчёта.
≈4 ч в неделю
на выяснении, на каком этапе проект
Оценка: 4 отдела × ~1 час в неделю на переписку «на каком этапе проект»
4 отдела
работают в одной системе
У клиента под NDA
Как было
≈1 час в неделю на каждый отдел
- Человек
Закончить свою часть и написать следующему отделу
- Человек
Пересказать контекст и переслать файлы
- Человек
Вернуть проект на доработку сообщением в чате
- Человек
Выяснять в переписке, на каком этапе проект
- Человек
Сверять, какая версия расчёта последняя
Возврат на доработку легко пропустить, а ошибка в версии расчёта всплывает слишком поздно.
Как стало
Без переписки о статусах
- Человек1 клик
Нажать кнопку «Передать» на карточке проекта
- Система
Проект появляется у следующего отдела со всей историей
- Система
Возвращённый проект подсвечивается
- Система
Финальная версия расчёта помечена явно
Как это работает
- 1
Одна карточка на проект
У каждого отдела своё пространство в Notion, но карточка проекта одна на всех. Всё, что сделали по проекту, остаётся в ней.
- 2
Пронумерованные этапы
Путь проекта разбит на этапы с номерами. По номеру сразу видно, где проект и сколько ему ещё идти.
- 3
Передача кнопкой
Отдел закончил свою часть и нажимает кнопку — проект уходит следующему отделу и появляется в его пространстве.
- 4
Возврат и версии на виду
Если проект вернули на доработку, он подсвечивается. Финальная версия расчёта отмечена явно, поэтому все смотрят на одни и те же цифры.
Из чего это собрано
NotionЗдесь пространства отделов, карточки проектов и кнопки передачи. Больше ничего не нужно.
Карточка проекта
Одна на всех: история, этап, статус и версии расчёта.
Кнопки передачи
Переводят проект на следующий этап или возвращают на доработку.
Как это выглядит
Макет на демо-данных
📚Проекты
| Проект | Отдел | Этап | Статус |
|---|---|---|---|
| Книга «Пример» | Редакция | 8 · Работа | В работе |
| Книга «Демо» | Продажи | 4 · Договор | Возврат |
| Книга «Образец» | Бэк-офис | 13 · В печати | В работе |
Подойдёт, если
- Ваш проект проходит через несколько отделов: продажи, производство, запуск.
- На стыках отделов теряется, кто что сделал и где сейчас проект.
- Возвраты на доработку и версии расчётов живут в переписке.
Частые вопросы
Сколько отделов можно подключить?
Столько, сколько этапов у процесса: схема одна и та же — пространство, этапы и кнопки передачи.