Проект проходит через четыре отдела, и на стыках ничего не теряется
Книга идёт от кандидата и проверки прав до печати и выхода, и на каждом этапе работает свой отдел. При передаче теряется контекст: кто что сделал и где проект сейчас. А возврат на доработку, написанный в чате, легко пропустить.
1 кнопка
чтобы передать проект следующему отделу — вместо сообщений в переписке
Клиент под NDA
4 отдела
работают в одной системе вместо разрозненных таблиц и чатов
15+ этапов
проекта — от кандидата до выхода
Как было
Таблицы и чаты в каждом отделе
- Человек
Каждый отдел ведёт свою таблицу
- Человек
Передать проект следующему отделу сообщением в чате
- Человек
Выяснять, кто что сделал и на каком этапе книга
- Человек
Пересылать новые версии расчёта и уточнять, какая последняя
- Человек
Написать в чат, что проект вернули на доработку
Возврат на доработку легко пропустить, если о нём сообщают в переписке.
Как стало
Одна карточка и одна кнопка на передачу
- Система
У проекта одна карточка на все отделы
- Человек1 кнопка
Отдел закончил свой этап — передаёт проект дальше
- Система
Карточка появляется в пространстве следующего отдела
- Система
Возврат на доработку подсвечивается — пропустить нельзя
- Человек
Финальный расчёт помечается явно — все смотрят на одни цифры
Как это работает
- 1
Своё пространство у каждого отдела
Продажи, редакция, бэк-офис и маркетинг работают каждый у себя, но с одной и той же карточкой проекта. Ничего не нужно переписывать из таблицы в таблицу.
- 2
Путь проекта по этапам
Этапы пронумерованы: от кандидата и проверки прав до печати, предзаказа и выхода. В любой момент видно, где каждый проект.
- 3
Передача и возврат кнопкой
Закончил этап — нажал кнопку, и карточка ушла следующему отделу. Если проект вернули на доработку, он подсвечивается.
- 4
Версии расчёта не путаются
Расчёт экономики хранит все итерации, а финальная версия помечена явно. Отделы не спорят, чьи цифры правильные.
- 5
Обучение и доработки
Каждый отдел проходит обучение, получает нужные доступы. Когда процесс меняется, этапы и кнопки перенастраиваются вместе с ним.
Из чего это собрано
NotionЗдесь работают все четыре отдела.
Карточка проекта
Одна на весь путь: этап, расчёты, кто что сделал.
Пространства отделов
У каждого отдела своё рабочее место — с теми же карточками.
Кнопки
Передают проект дальше или возвращают на доработку одним нажатием.
Подойдёт, если
- Проект проходит через несколько отделов: продажи → производство → запуск.
- Передачи между отделами идут через чаты и таблицы.
- Расчёты пересматриваются несколько раз, и важно не перепутать версию.
Частые вопросы
Подойдёт ли такая схема не для книг?
Да: любой проект, который проходит через несколько отделов — продажи → производство → запуск, — раскладывается так же.
Что если процесс поменяется?
Этапы и кнопки перенастраиваются под новый процесс — система развивается вместе с командой.