Notion + n8n · операционная система компании
Как образовательный центр ушёл от Excel и 40 часов планирования к системе, которая ведёт три программы одновременно
Образовательный центр планировал каждую выездную программу 40 часов в Excel и по 15–30 часов в месяц вручную переносил платежи. За 15+ месяцев я спроектировал и довёл до прода операционную систему на Notion и n8n: проект с 400–700 задачами создаётся одним кликом, платежи принимаются и сверяются сами, а боевые воркфлоу каждый день проверяют себя перед программой.
Коротко
- Клиент
- Образовательный центр (название не раскрываю)
- Масштаб
- 16–20 выездных программ в год, 15–30 участников в каждой
- Команда
- 8+ человек в штате, до 100+ в системе с гостевым доступом
- Период
- С апреля 2025, 15+ месяцев, работа продолжается
- Роль
- Системный архитектор и разработчик автоматизаций, один
Результаты
40 ч → 15 мин
планирование программы: 400–700 задач одним кликом
15–30 ч → 0
ручного ввода платежей в месяц
85% → 99%+
точность учёта платежей
30 → 2 мин
разбор анкеты участника
2–3 ч → 5 мин
перестройка расписания при сдвиге
1 → 3+
программ одновременно вместо одной в квартал
678 910 ₽
документированной экономии в год (расчёт на март 2026)
≈2 560 ₽
в месяц стоит инфраструктура
Как было
- Каждая программа — 400–700 задач для трёх уровней команды. Их создавали вручную, по памяти и старым спискам: около 40 часов на одно событие.
- Оплаты приходили в два аккаунта GetCourse — российский и международный — и попадали в учёт руками. 15–30 часов в месяц, точность около 85%: платежи терялись, валюты путались.
- Данные жили в Google Sheets, переписках и бумажных списках. Чтобы узнать, сколько человек оплатило и кто приехал, приходилось обзванивать коллег.
- Ручное управление упиралось в потолок: одна программа в квартал, параллельно вести несколько команда не успевала.
- Сдвиг одной сессии в расписании означал 2–3 часа пересчёта и согласований.
Что построено
Notion-архитектура на три уровня
15+ связанных баз, задачи руководства, координаторов и исполнителей разведены, у каждого — своя панель. Миграция на план со 100+ гостевыми доступами вместо 10.
Проект одним кликом
Шаблоны и каскадные кнопки создают проект со всеми задачами и назначениями по ролям. Дедлайны считаются формулой от даты события — ошибки в сроках ушли с 5–10% до нуля.
Платежи без участия человека
Вебхуки обоих аккаунтов GetCourse → n8n → Notion: мультивалютность, дедупликация, повторные вебхуки, разбор дат в любых форматах. Плюс собственный приём оплат: СБП через Т-Банк и Stripe для международных участников, финансовый кабинет по ролям. Отчёт по деньгам — за 10 секунд вместо 5–10 минут.
AI-разбор анкет
Анкета участника проходит через AI-пайплайн и превращается в профиль в Notion с инсайтами и рекомендациями — 2 минуты вместо 30. Профиль накапливается от программы к программе.
QR-посещаемость
Персональные QR-коды, сканирование на входе, живое сообщение в Telegram «кто пришёл, кого ждём». Первый боевой тест — 90 участников.
Zoom и доступы
Записи созвонов сами складываются в Notion и Google Drive с привязкой к событиям. Назначение роли автоматически выдаёт доступы к нужным страницам и снимает их после программы.
Система проверяет сама себя
За 7, 3 и 1 день до каждой программы боевые воркфлоу ежедневно прогоняются сквозным тестом на тестовых данных, отчёт приходит в Telegram. Команда узнаёт о поломке до заезда участников, а не во время. Любая ошибка в проде приходит уведомлением.
Стек
- Notion
- n8n (self-hosted, Docker, VPS)
- GetCourse
- СБП (Т-Банк)
- Stripe
- Google Forms, Sheets, Drive
- Zoom
- Telegram
- AI-модели через API
Вопросы
Сколько воркфлоу в системе?
Система из 66 воркфлоу в реестре, 46 из них активны в проде: около 1 100 нод, из них 46 AI-нод. Я её спроектировал и развиваю 15+ месяцев.
Почему self-hosted n8n, а не Zapier или Make?
Цена и контроль. Инфраструктура стоит около 2 560 ₽ в месяц (≈$28) — сопоставимая нагрузка на Zapier или Make обошлась бы от $100 в месяц. Данные и логика остаются на своём сервере.
Что будет, если автоматизация сломается?
Перед каждой программой боевые воркфлоу ежедневно проходят сквозной тест на тестовых данных, а любая ошибка в проде сразу приходит уведомлением. Поломка обнаруживается до заезда участников, а не через неделю.
Как считалась экономия?
678 910 ₽ в год — документированная экономия на март 2026, посчитанная для первых 14 воркфлоу. Сейчас их 66, актуальная цифра выше, но пока она не пересчитана, я её не называю. Окупаемость — 12 месяцев.
С чего начинается работа?
С аудита процессов: карта узких мест и оценка экономии — до любой разработки. Потом проектирование, и только потом автоматизация.